Contoh Minit Mesyuarat Rasmi Ikut Format Kerajaan 2026

📄 Apa Itu Minit Mesyuarat Rasmi

Minit mesyuarat rasmi ialah rekod sah yang memuatkan semua perbincangan, keputusan, dan tindakan susulan yang dipersetujui dalam sesuatu mesyuarat. Ia bukan sekadar nota ringkas; ia berfungsi sebagai “single source of truth” bagi setiap agensi kerajaan, memastikan tiada keputusan terlepas pandang dan semua tugasan dapat dipantau dengan jelas.

Menurut Pekeliling PKPA 2/1991, minit mesti mengandungi maklumat logistik, senarai kehadiran, ringkasan isu, keputusan, serta tindakan susulan (siapa‑siapa dan tarikh akhir). Keperluan ini tetap relevan pada tahun 2026, namun kini dilaksanakan melalui sistem digital bersepadu.

Tip utama: Simpan minit dalam format yang mudah diekstrak – gunakan fungsi “export to PDF” dalam Portal DDMS untuk arkib jangka panjang.

🏛️ Format Kerajaan 2026 untuk Minit Mesyuarat

Sejak 9 Februari 2026, semua urusan pentadbiran kerajaan dijalankan secara tanpa kertas. Arahan Ketua Setiausaha Negara Tan Sri Shamsul Azri Abu Bakar menegaskan penggunaan tiga platform utama: MyMesyuarat, Digital Document Management System (DDMS) 2.0, dan MyGovUC 3.0. Setiap mesyuarat mesti didaftarkan dalam MyMesyuarat, agenda dimasukkan, dan kehadiran disahkan secara elektronik.

Struktur agenda standard yang dikeluarkan dalam Pekeliling Transformasi Pentadbiran Awam Bil. 2 2018 ialah:

Urutan	Bahagian
1	Perutusan Pengerusi
2	Pengesahan Minit Mesyuarat
3	Perkara‑perkara Berbangkit
4	Pembentangan Kertas Kerja
5	Hal‑hal Lain
6	Penutup

Setelah mesyuarat selesai, draf minit mesti disediakan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja untuk kelulusan pengerusi, dan diedarkan kepada semua ahli tidak lewat tujuh (7) hari bekerja – prosedur yang dikuatkuasakan oleh Panduan MAMPU 2014.

🖊️ Struktur Wajib dalam Contoh Minit Mesyuarat

Berikut ialah elemen wajib yang mesti ada dalam setiap minit, mengikut arahan rasmi dan amalan terbaik yang dipromosikan dalam kursus INTAN 2026:

• Maklumat Logistik: tarikh, masa, tempat (bilik fizikal atau pautan video); contoh: “Bilik Mesyuarat, Tingkat 5, Blok A, atau Zoom ID 123‑456‑789”.
• Senarai Kehadiran: nama, jawatan, status hadir/tidak hadir (dengan maaf) dan urus setia yang mencatatkan kehadiran secara automatik dalam MyGovUC.
• Perutusan Pengerusi: ucapan ringkas yang memberi konteks kepada mesyuarat.
• Ringkasan Perbincangan: setiap agenda dibahagikan kepada “Isu dibincangkan”, “Keputusan”, dan “Tindakan”.
• Tindakan Susulan: nama penanggungjawab, tarikh akhir (deadline) dan status (belum mula, sedang, selesai).
• Penutup & Tandatangan Digital: pengesahan oleh pengerusi melalui tandatangan digital yang disimpan dalam DDMS.

Nota penting: Walaupun kertas “AM 6” masih wujud dalam beberapa jabatan, arahan KSN 2026 menjadikan penggunaan kertas “tanpa kertas” sebagai norma utama. Oleh itu, semua jabatan harus beralih kepada sistem digital kecuali dokumen terperingkat yang dikecualikan secara khusus.

Tip praktikal: Gunakan fungsi “auto‑fill” dalam MyMesyuarat untuk mengisi maklumat logistik dan kehadiran – ia mengurangkan ralat manusia dan mempercepat proses penyediaan minit.

📋 Contoh Minit Mesyuarat Rasmi Ringkas

Berikut ialah contoh minit yang mematuhi format 2026. Semua medan diisi secara elektronik, tetapi untuk tujuan ilustrasi ditunjukkan dalam teks.

Minit Mesyuarat – Contoh Ringkas
Tarikh	15 Mei 2026
Masa	09:00 – 11:30 WIB
Tempat	Zoom ID 987‑654‑321
Hadir	1. Tan Sri Ahmad Zulkifli (Pengerusi) 2. Dato’ Dr. Noraini (Setiausaha) 3. Encik Razak (Pegawai)
Perutusan Pengerusi	Mesyuarat dimulakan dengan ucapan salam dan penekanan kepada keperluan mempercepat digitalisasi.
Agenda 1 – Perkara Berbangkit	Isu: Kelewatan sistem MyGovUC dalam mengesahkan kehadiran. Keputusan: Sistem akan dikemaskini pada 20 Mei 2026. Tindakan: Encik Razak – koordinasi dengan IT, tarikh akhir 22 Mei 2026.
Agenda 2 – Pembentangan Kertas Kerja	Isu: Cadangan pelaksanaan modul latihan dalam talian. Keputusan: Diluluskan dengan peruntukan RM150 000. Tindakan: Dato’ Dr. Noraini – sediakan dokumen tender, tarikh akhir 30 Jun 2026.
Penutup	Mesyuarat ditangguhkan pada 11:30 am dengan ucapan terima kasih daripada pengerusi.
Pengesahan	Tandatangan digital Tan Sri Ahmad Zulkifli – 15 Mei 2026.

Contoh di atas mematuhi semua keperluan yang dinyatakan dalam Panduan MAMPU 2014 serta arahan digital KSN 2026.

👥 Contoh Minit Mesyuarat Jabatan Kerajaan

Jabatan‑jabatan seperti Kementerian Digital dan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam (SPP) telah mengadaptasi format di atas untuk mesyuarat harian, mingguan, atau bulanan. Berikut ialah contoh yang diambil daripada Nota Penulisan Minit Mesyuarat Kerajaan:

• Tarikh & Masa: 02 Jun 2026, 14:00‑16:00.
• Tempat: Bilik Mesyuarat Tingkat 7, Kompleks Kerajaan.
• Hadir: Ketua Jabatan, Penolong Ketua, Pegawai‑Pegawai Kunci, serta wakil IT.
• Agenda: (1) Laporan status projek digital, (2) Penilaian risiko keselamatan siber, (3) Perancangan latihan staf.
• Keputusan & Tindakan: Semua projek disahkan, risiko siber ditangani oleh unit IT dengan tarikh akhir 30 Jun 2026, dan latihan staf dijadualkan pada 15 Jul 2026.

Setiap jabatan dikehendaki mengunggah draf minit ke dalam Portal DDMS dalam tempoh tiga hari bekerja, dan menunggu kelulusan pengerusi sebelum diedarkan kepada ahli.

🗂️ Contoh Minit Mesyuarat Jawatankuasa

Jawatankuasa‑jawatankuasa strategik, seperti Jawatankuasa Transformasi Digital atau Jawatankuasa Perolehan, memerlukan format yang lebih terperinci kerana melibatkan pelbagai agensi. Berikut ialah contoh ringkas yang mematuhi Garis Panduan Rekod Pembangunan Kompetensi 2026:

• Tarikh & Masa: 10 Jun 2026, 10:00‑12:30.
• Tempat: Bilik Persidangan, Kementerian Kewangan.
• Hadir: Ketua Jawatankuasa, Wakil Kementerian Kewangan, Pegawai Perolehan, dan Penasihat Undang‑Undang.
• Agenda:
  • 1. Penilaian semula nilai had perolehan (RM50,000‑RM500,000) – rujuk PK7.
  • 2. Cadangan penggunaan platform MyGovUC untuk persetujuan tender.
  • 3. Laporan status latihan kompetensi pegawai.
• Keputusan:
  • Had perolehan RM500,000 ditetapkan sebagai ambang maksimum untuk projek berskala kecil.
  • MyGovUC 3.0 akan digunakan untuk semua proses persetujuan dalam tempoh tiga bulan.
  • Latihan kompetensi dijadualkan pada 25 Jun 2026.
• Tindakan Susulan:
  • Pegawai Perolehan – sediakan SOP baru, tarikh akhir 30 Jun 2026.
  • IT – integrasi MyGovUC, tarikh akhir 15 Jul 2026.
  • Penasihat Undang‑Undang – semak kepatuhan kepada Akta 1990, tarikh akhir 20 Jun 2026.

Setelah selesai, minit disimpan dalam DDMS dan dijadikan rujukan “single source of truth” untuk audit dalaman.

❓ Soalan Lazim (FAQ)

Soalan? Bagaimana cara mendaftar mesyuarat dalam MyMesyuarat?

Log masuk ke MyMesyuarat, pilih “Buat Mesyuarat Baru”, isi maklumat logistik, agenda, dan senarai peserta. Sistem akan menghantar jemputan automatik kepada semua ahli.

Soalan? Adakah saya masih boleh menggunakan kertas AM 6?

Penggunaan kertas AM 6 hanya dibenarkan untuk dokumen terperingkat yang dikecualikan secara khusus. Semua mesyuarat rutin mesti beralih kepada sistem digital mengikut arahan KSN 2026.

Soalan? Berapa lama tempoh penyediaan draf minit?

Draf minit mesti disediakan dalam tiga (3) hari bekerja selepas mesyuarat, mengikut Panduan MAMPU 2014. Selepas kelulusan pengerusi, minit diedarkan tidak lewat tujuh (7) hari bekerja.

Soalan? Siapa yang bertanggungjawab menandatangani minit secara digital?

Pengerusi mesyuarat menandatangani secara digital melalui fungsi tandatangan dalam DDMS. Sekiranya pengerusi tidak dapat, wakil yang dilantik boleh menandatangani dengan kebenaran bertulis.

Soalan? Bagaimana cara mengakses minit yang telah disimpan?

Gunakan fungsi “Cari Dokumen” dalam Portal DDMS, pilih kategori “Minit Mesyuarat”, dan masukkan tarikh atau kata kunci. Dokumen boleh dimuat turun dalam format PDF atau dibuka secara dalam talian.

📝 Kesimpulan

Format minit mesyuarat rasmi 2026 menekankan digitalisasi penuh, agenda berstruktur, serta tempoh penyediaan draf yang ketat, memastikan setiap keputusan dapat dipantau, disahkan, dan diarkibkan secara terpusat dalam sistem kerajaan.

🔗 Rujukan Paling Autoriti

• Pekeliling PKPA 2/1991 – Panduan Pengurusan Mesyuarat
• Pekeliling Transformasi Pentadbiran Awam Bil. 2 2018 – MyMesyuarat
• Portal DDMS – Sistem Pengurusan Dokumen Digital
• Kementerian Digital – Arahan Tanpa Kertas 2026
• Suruhanjaya Perkhidmatan Awam (SPP) – Panduan Rasmi

📍 Penafian

Artikel ini disediakan berdasarkan data yang tersedia bagi tahun 2026 dan tidak menggantikan nasihat rasmi daripada agensi kerajaan yang berkenaan. Namun begitu, adalah penting untuk difahami bahawa pelaksanaan format ini memerlukan kerjasama erat antara semua pihak. Urus setia mesyuarat, sebagai contoh, memainkan peranan yang sangat kritikal.